顧客情報を管理することで、顧客の名前はもちろん、企業の情報など基本的な情報をはじめ、担当者や役職、過去の商談履歴、名刺管理などの、どのような営業活動をしているのかを可視化して把握することができます。

2-1-2　案件管理

    営業活動において案件ごとの進捗状況や詳細情報を管理・把握することで、案件ごとに営業担当者、客先担当者、商談の進捗、見積り、売り上げ金額などを記録することができます。

2-1-3　行動管理

　営業マンの営業活動における行動や結果を記録することができます。担当者の訪問回数やサービスへの興味関心の度合い、提案商材数、受注率などの情報を管理・蓄積することで具体的な提案内容の作成や、営業マンの評価基準などに役立てることができます。

2-1-4　予実管理

　営業プロセスごと、積み上げられたデータをもとに、担当者・案件・機関などの多角的基準から、売上予測と実績を可視化することができます。また、予算と実績を比較して目標達成率と達成状況を見ることで、各データを活用し、営業方針や予算の使い方などの改善、案件情報の精度の高い分析がすることができます。

2-1-5　レポート管理

　スマホやPCから、あらかじめ定型化されたフォーマットを入力するだけで報告業務ができるようになります。作業の簡略化だけでなく、タイムラインへの通知も可能なため各営業マンの行動や成果をリアルタイムで共有・把握することが可能になります。

2-2　SFAの機能

2-2-1　顧客情報管理

　会社の基本情報を管理することができるため、これまでの顧客に対する様々な履歴をひと目で把握することができます。

2-2-2　案件情報管理

　案件の進捗や行動情報を管理できるため、今どこのフェーズに位置しているのかが一目で把握できます。また、メール履歴や過去のweb面談の内容から、どのようなアプローチを行うと良いのかを分析することができます。

2-2-3　見積書、請求書作成

　SFAでは見積書、請求書を簡単に作成できる機能も多く、テンプレートをSFAに保存することができます。ミスなく作成できることから営業活動を、スピーディーに遂行することができます。

2-2-4　ワークフローの自動化

　ワークフロー機能とは、営業活動の一部を自動で実施するためのシステムが作れる便利な機能です。ワークフロー機能を活用することで、スピードの向上、業務効率化、内部統制強化を図ることができます。

2-2-5　ダッシュボードでの管理機能

　ダッシュボードとは、複数のデータを一覧表示にした画面のことで、個人や社会全体のデータを幅広い観点から分析、状況をリアルタイムで把握することができます。ダッシュボードを活用することで、システムに蓄積されたデータを有効活用することが可能になります。

 

３　SFAを導入する上でのメリット・デメリット

　

SFAを導入する上で全体では、

・営業活動を可視化

・標準化

・効率化　　　　　　

と３つのメリットがあります。今回は経営者視点と営業視点に分けて説明していきます！

3-1　SFA導入のメリット

3-1-1　経営者のメリット

・経営戦略の立案に活かすことができる

SFAを導入することで、顧客や組織全体の状況をリアルタイムで一元管理することができます。そのため、レポートなどで簡単にデータを集計することや、情報に基づくスピード感のある経営判断が可能になります。

・教育コスト削減ができる

普通、新人社員は先輩社員がやっているところを見たり、聞いたりすることで成長しますが、先輩や上司にかなりの負担がかかります。しかし、SFAを導入することで、先輩や上司に聞かなくても、提案資料や行動の勝ちパターンが蓄積されているため、学ぶことができます。

・マネジメント層の適切な評価ができる

現場は売上で評価をすることができますが、マネージャーは数値化できない業務が多いため、適正な評価をすることが難しいです。しかし、SFAでは営業のプロセスが見える化できるため、マネージャー業務の中身も見え、経営者が適正な評価をすることができます。また、マネージャーのモチベーションアップにもつながります。

3-1-2　営業スタッフのメリット

 

・顧客情報の管理

情報を一元管理できることがことから、他人と情報を共有するときは「ツールを見ておいて」と言えばいいため、効率よく業務を行うことができます。

・営業活動の自動化

ミーティング自動予約機能などで業務を自動化できるため、アポイントの重複などトラブルを防ぐことができます。

・営業課題の客観的評価

ダッシュボードで自分の売上やボトルネックを確認でき、客観的に自分の問題点を導き出すことができるため、今後の営業活動に活かすことが可能になります。

3-2　SFA導入のデメリット

3-2-1　経営者のデメリット

・社内浸透に時間がかかる

SFAを導入して成果を挙げるためには社内全体に魅力やメリットを浸透させなければいけません。また、従来の働き方を変えることで反発する従業員も出てくることから、忙しい会社では教育に割く時間がなかなか確保できないことが多いです。eラーニングや導入を外注するなど、効率的な教育システムを検討する余地があります。

・労働コストの増加

SFAを導入することで、顧客情報や商談記録などの様々なデータを入力することになるため、営業担当者１人ひとりに対しての労働コストが増えることになります。SFAは業務の自動化を得意としていますが、何でも自動的にやってくれる夢のようなシステムではないため、営業担当者が自ら情報の入力をしないとデータは蓄積されず、活用することができないことがあります。

3-2-2　営業スタッフのデメリット

・社内に混乱を招く恐れがある

企業の営業担当者といっても様々な世代の人がいます。スマホなどの情報通信技術に慣れ親しんでいる若い世代はSFAを簡単に操作できるでしょう。しかし、PCやスマホに難色を示している世代は、混乱を招く恐れがあります。

 

４　SFA導入で失敗する理由

4-1 営業現場と合わないSFA導入

　　SFAを導入するとき営業部門ではなく、システム部門が進める場合ズレが生じることがあります。そのため、試用期間などを設けて営業部門とのズレを修正できる時間を設けたほうが良いです。

4-2 導入目的が曖昧

　　導入目的が曖昧で、SFA導入自体が目的化していることがあります。そうなると有益なデータが蓄積されない、またツールを使うときに無駄な時間ができるなど導入が無駄になってしまいます。

4-3 現場の社員に浸透しない

　　部長や役員が営業活動の可視化、売上予測の立てやすさから現場社員の意見も聞かずにSFAを導入するという事例は少なくありません。しかし、SFAを運用するには現場社員がデータ入力をする必要があるため、社内で管理者を立て操作方法などを浸透させる必要があります。

4-4 データ分析スキルをもった社員（人材）がいない

　　SFAは蓄積した顧客情報を、データ分析することで顧客インサイトを取得したり顧客ニーズを把握することができます。しかし効果を最大値に引き出すためにはデータ分析が必要ですが、それを可能にするスキルをもつ社員がいないことがよくあり、結局のところデータ活用しないまま、顧客管理や共有で終わることが多いです。

５　SFAの導入事例

　今回は株式会社Ｈ＆Kで提供しているHubSpot（ハブスポット)のSFAを活用した成功事例を３つ紹介していきます。

 株式会社ニューズピックス様

【キャンペーン施策支援】カスタマージャーニーの一貫したデータ運用で、マーケティングのボトルネックを可視化

【事業】
ソーシャル経済メディアの運営開発

【導入の背景】
「NewsPicksLearning」サービスの導入自体は決まるものの、サービスの申込率や認知度のデータが蓄積できていなかったため、HubSpotの導入を検討。

【問題点】
・ユーザーの動向をデータドリブンに把握できていない
・レポートでのマーケティングの結果や売上管理ができていない

【効果】
・社員のデータ理解度の向上
・商談の成約率の向上
・申し込みがあったユーザーに連動した売上管理
・誰でも確認でき、リアルタイムで反映されるレポーティング

>>>ニューズピックス様の事例記事を見る

 株式会社USEN Smart Works様

【SFA導入支援】営業情報の集約とソリューション営業に合わせた組織文化形成

 【事業】
クラウド事業

【導入の背景】
当初は独自の基幹システムを使用していたが、
・会社としてのやりたいこと
・顧客に対するアプローチの変化
・今後のやりたいことも明確化　　　
により、組織で議論を重ねた結果、HubSpotのSFAを導入。

【問題点】
・ちゃんとした案件管理ができていない
・自社の社員でダッシュボードを作成するのが難しい
・SFAの活用方法が明確でない

【効果】
・SFA機能を直感的に使用できるようになった
・営業の進捗、個人のアクティビティをダッシュボードで管理が可能

　>>>USEN Smart Works様の事例記事を見る

 株式会社 For you様

【SFA導入支援】営業情報の集約とソリューション営業に合わせた組織文化形成

【事業】　
SNS専門総合広告代理事業、キャスティング事業、タレントパートナー事業、YouTube番組制作パートナー事業

【導入の背景】
営業での人数が事業拡大で15人に増えたことで、今後営業管理において情報を集約するのが難しくなるという先を見据えたことからの導入の検討。

【問題点】
・営業についてはスプレッドシートでの管理
・結果ベースでしか把握できずクロス分析ができない
・営業担当者のフィードバックやPDCAなど、再現性のある営業活動に繋がらない

【効果】
・属人性を無くして、案件情報が把握できる。
・SFAに営業に関する情報を入力することで意識改革に応用可能
・しっかり更新しているかを行動管理で確認できる。

>>> For you様の事例記事を見る

6 まとめ

SFAを導入する上でのメリット、デメリットはご理解いただけたでしょうか？これを機会に導入を検討してみてください。　

SFAは便利なシステムではありますが、SFAのことを理解しておかなければ、自社の売り上げにまで影響を及ぼす可能性があります。そのため経営者側の視点と営業職の方々の視点から導入の判断をする必要があります。また、評判や販売実績だけ見るのではなく製品の比較をした上で自社にあっている機能であるか比較検討していきましょう。

H&KではSFAの導入支援をしております。興味をもった方はぜひお問い合わせください。