SFA導入の目的とは？導入する際の注意点も解説！

１　SFA導入の目的とは

SFAを導入する最大の目的は売上の向上です。SFAの導入が直接的な売上の増加につながるわけではありませんが、営業プロセスや商談の進捗状況を管理することで営業活動を効率化させ、売上の増加につながります。その売上増加に必要なこと、SFA導入で実現できることは以下になります。

1-1 営業管理データの一元化

Excelなどでは個人の裁量に委ねられてしまう部分もある入力データを、SFAを導入することによって強制することによって統一することができます。顧客情報や活動情報、案件の進捗状況など、入力したデータを元にレポート出力や分析を行うことができます。レポートや分析から営業活動での問題点を把握することができ、部署全体で改善していくことでより効率的な営業活動を行うことができます。レポートの集計・分析は営業担当別、商材別、案件別、受注見込み別、エリア別など様々な項目で行うことができるので多角的に傾向を分析することも可能です。レポートも必要なデータを選択するだけで簡単に作成することができるので資料作りにかける時間を削減することができます。

1-2 営業活動の見える化

これまでの営業は個人の裁量によるものが大きく、個人がどういった営業活動を行っているのかということは分かりませんでした。しかし、SFAをつかうことで

・顧客の予算や競合
・案件の進捗
・各営業マンがどのフェーズに時間をかけているか

といった情報が一目で見られるようになります。これによってマネージャー層の管理がしやすくなります。

1-3 営業活動の標準化

営業活動の見える化によって各営業マンごとの特徴が分かるようになりました。そこで成績の良い営業マンの知識や経験を共有することで、営業活動が標準化され、部署全体のパフォーマンスの向上につながります。また、営業マンがそれぞれで顧客情報の管理をしている場合、異動、退職による引き継ぎの不備によってトラブルが起こることもあります。SFAを導入し顧客情報の管理を部署全体で行うことによってこういったトラブルを未然に防ぐことができます。

2 　SFA導入の失敗例

ここまでSFAを導入する目的やメリットについて解説してきましたが、「流行っているから」「とりあえず導入しよう」など、漠然とした理由で導入をしても失敗してしまう恐れがあります。ここではSFA導入の失敗例を見ていきましょう。

2-1 導入が手段ではなく目的になっている

使いはじめてみてもその効果を実感できない原因の一つとして「SFAを使用していれば営業成績が上がる」と思ってしまっており、SFAを使用することが目的となっている、というものが挙げられます。目的があいまいにならないように導入前に「何のために導入するのか」ということを明確にすると良いでしょう。大前提として「売上を増加させるためのSFA」ではありますがそのプロセスは会社によって様々です。

　・顧客情報などを一元管理することによって営業活動を効率化したい
　・営業成績の良いビジネスマンの手法を共有して成績を良くしたい
　・現在の営業活動の中から問題点を見つけ改善したい

など、それぞれの使い方があると思います。自社の営業活動の状況と照らし合わせ、どういった使い方でSFAを活用するのかを導入前に計画すると良いでしょう。SFAを導入した目的を明確化し、PDCAサイクルを継続的に回しましょう。データから営業活動の内容を評価し改善点を見つけ、予想される最大限の売上を目指して行くことが大切です。

2-2 現場からの同意を得られていない

SFAの導入にあたってマネージャーや経営陣が積極的に関与することは大切ですが、実際に使用するのは現場の社員です。新しいことや慣れないことを導入するときには当然、拒否反応を起こす人もいます。業務の効率化や生産性の向上といったメリットを理解してもらい、SFAの導入に対して皆に前向きな気持ちを持ってもらわなければなりません。社内にSFAの価値を説明しましょう。SFAが生産性の向上や効率化に有用であるということを伝えSFAを定着させましょう。

　・顧客情報や過去の事例を全体で共有することで顧客に対してより効果的なアプローチが出来るようになるということ
　・営業活動の状況がリアルタイムで上司に伝わるため的確なアドバイスがもらえるということ
　・紙やメールでの日報の提出が不要となること
　・自宅からでもデータを入力できるので一度帰社しなくてもいいということ
　・報告書や資料の作成が簡単になるということ

などイメージできるメリットを伝え、SFAの必要性を認識してもらいましょう。
そうすることでSFAを導入したものの現場に浸透せず、利用率が下がってしまうといったことを防ぐことができます。

2-3 入力項目が多すぎる

業務を減らしてくれるはずのSFAを導入したにもかかわらず入力項目が多く、かえって現場の社員の負担が大きくなってしまい活用されないケースもあります。SFAではユーザーが入力項目を選択することができるのですが、たくさんのデータを集めるために入力項目を増やしすぎてしまうと日々の入力が面倒になりSFAが利用されなくなってしまうことも起こり得ます。必要なものに絞り入力項目は増やしすぎないよう注意しましょう。

3　SFAを導入する際のポイント

3-1 操作性の高さを確認する

一口にSFAといってもそれぞれに特色があり、自社にあったものを選定する必要があります。まずはメニューの見やすさ、入力のしやすさ、レポートの作りやすさなど一般的な操作がしやすいものを選ぶと良いでしょう。SFAの中には自社の業務に沿ってカスタマイズできるものや他のツールと連携できるものもあるのでそれらの特色も合わせて確認すると良いでしょう。SFAをいきなり導入する前に一ヶ月の試用期間を設けたり、少人数で使用し確認してみたりするなど慎重に選ぶことが大切です。

3-2 使える機能を確認する

SFAによって見える値、使える機能は変わってきます。
例えば
・AIが搭載されており、商談の勝算や売上悪化予測ができる
・見込み客の分析から営業担当のアサインまで行える
といったものもあります。

機能が豊富であるほど価格も高くなります。操作性同様、自社にあったものを選びましょう。

3-3 サポート体制の充実度を確認する

SFAを導入した直後は慣れない操作で使い方が分からないということも多いでしょう。その際SFAの提供会社からのサポートが手厚いと安心です。無償で操作研修を行ってもらえたり、運用中に分からない事があったら質問ができる窓口があったりなど提供している会社によってサポートの内容も様々です。自社にあったサポートが存在するものを選びましょう。また、提供会社のサポートを受けるだけでなく導入支援を外注するのも良いでしょう。確実に成果を出すためには全てを自社で行うよりも、導入支援を行っている企業に外注し協力して行う方が良いです。導入支援の外注も検討してみてください。

3-4 ワークフローを作成しておく

SFAの導入後は今までのワークフローを新しく変えることになるので、SFAの機能を考慮した上で新しいワークフローを構築し、共有しておかなければなりません。チーム内の連絡はどうするのか、スケジュールや報告書作成のルールはどうするのか、など細かい運用ルールをあらかじめ決めておくとSFAの導入、定着がスムーズに行えます。SFAの使い方はマニュアル化しておくとストレスや混乱なく使うことができるでしょう。
最初から完璧なマニュアルを作る必要はなく、必要に応じて項目を足したり、内容を変更していけば良いでしょう。

4 　SFA導入を成功させるには？

ここまでで「SFAは導入しただけで効果がでるものではない」ということが分かっていただけたかと思います。SFA導入で失敗しないためのポイントをまとめると

　・導入目的と課題を明確に社内に周知する
　・使い勝手が良いものを選ぶ
　・導入後のフォロー

といったことが大切になってきます。
さらにSFAを活用するためには「データの活用方法」がポイントになってきます。

勝ちパターンや負けパターンの分析、業務のさらなる効率化など使い道は様々です。データを活用しPDCAを回すことでSFA導入の目的が達成された後もより良い営業プロセスを作り上げていくことが出来るでしょう。

5 　H&K導入事例

1【学校法人様のマーケティング総合支援】MAとSFAを組み合わせた学生の把握体制構築


HubSpotのMA・SFAを活用して、
　・学校の認知から入学までの一貫したフォロー
　・データドリブンな改善
を実現した事例となっております。

(東京メディカル・スポーツ専門学校様
https://www.handk-inc.co.jp/case/school?hsLang=ja)

2【SFA導入支援】営業情報の集約とソリューション営業に合わせた組織文化形成

HubspotのSFAを活用して
　・営業情報の集約化
　・営業情報のリアルタイムで把握
　・レポートでの請求管理や営業組織の管理
の仕組み作りを行った事例となっております。

(株式会社 For you様
https://www.handk-inc.co.jp/case/btob-sfa?hsLang=ja)

6 最後に

以上、SFA導入の目的から立場別メリット、失敗例までお伝えしてきました。SFAを利用するにあたって、SFA導入の目的を見失わず、PDCAサイクルをまわしていくことが大切です。SFAを導入する際には価格面、機能面から自社にあったツールを選びましょう。SFA導入やマーケティングに関するご相談はぜひH&Kまでお問い合わせください。