SFAの機能でできることとは？～比較のポイントまで徹底解説～

SFAとCRM、MAとの違いは顧客の検討段階

による役割の違いです。

役割は以下のとおりです。

・MA：興味・関心・情報収集段階の見込み顧客を管理するもの

・SFA：購買検討～商談中の見込み顧客を管理するもの

・CRM：既存顧客を管理するもの 

 

CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客関係管理などと訳されます。 その名の通り、既存顧客の担当者名・年齢などの基本的な属性や購買履歴、購買傾向などの情報を管理し、マーケティングの支援を行うためのシステムと言えます。 CRMを導入することで「顧客の嗜好にあったサービスの提供」を可能にします。 一方MAはMarketing Automationの略で、広告キャンペーンの効果測定や見込み顧客の行動分析、メールの配信・効果分析といったように、見込み顧客を獲得する段階で役立つシステムとなっています。

 

２　SFAの機能

 

 SFAの主な機能の一覧は次のとおりです。

・案件の管理・共有

・顧客情報の管理

・商談の管理

・営業計画、スケジュールの管理

・売上予測・売上実績の管理

・営業パーソンの行動管理

これらについて詳しく解説していきます。

 

2-1.詳細な案件の状況を管理・共有する機能

 

営業案件に関する詳細情報を管理する機能です。
案件管理とは、見込顧客からの引き合いを受注につなげるために案件情報を適切
に管理することです。

案件管理は次のような流れで行います。

リード獲得→アポを取る→提案・商談→契約

この一連の流れを担当者任せにしてしまうと、事情があり担当者が変わった場合の対応が後手に回りやすくなりますし、そもそもノウハウの蓄積につながりません。

管理が必要な項目としては、次のような情報が挙

げられます。

・案件の担当者

・取引先の企業

・提案した商品、サービス

・商談スケジュール

・案件の進捗状況（営業フェーズ）

・受注見込み（確率）

・受注予定日

・受注見込額　など

体系的に管理しにくい項目として、誰が今どのよ

うな案件を抱えていて、その案件がどのくらいの確率で受注できそうなのかという事があります。

これらを一元管理することで、案件そのものや進捗状況をチーム全体で把握することができます。

それによって、担当に不測の事態が生じた場合の対応がスムーズになり、受注までの管理を行うことでノウハウの蓄積にもなります。

加えて、営業マネージャーはSFAで現在の状況が一目でわかるため、個々の営業パーソンにフェーズごとに適切な指示が出せます。また、営業会議における案件情報の報告がスムーズになり、会議の質が高まるメリットもあります。

2-2.顧客情報を管理する機能

顧客に関する情報を管理する機能です。

次のような顧客に関する基本情報が管理できます。

・会社名

・所在地

・電話番号

・担当者名

・顧客の役職　など（名刺管理）

また、これらの情報に加え、顧客に対するアプローチ履歴や顧客に紐づく案件履歴などを登録できるので、これまでの顧客に対する様々な履歴をひと目で把握できます。

顧客の管理方法にはいろいろありますが、特にSFAは案件ベースでの顧客管理でその利便性を大きく発揮します。ただし、管理項目によってはSFAでは使い勝手が良くない部分もあるので、その点については後述します。

また、SFAでは、営業担当者の行動量や商談内容を見える化できるので、営業スキルの底上げや平準化に役立ちます。

その他にも、顧客の情報や接触の履歴をSFA内に一元管理できるので、社内メンバーの異動や退職に備えることもできます。今まで、顧客の名刺は営業担当者が個々にファイリングしていたという場合には、退職後にそのデータごとなくなってしまうというリスクや、過去に重大なトラブルが発生した顧客の情報が引き継がれず、再びトラブルになってしまうというリスクを防ぐことができます。

 

 

2-3.商談をリアルタイムで管理する機能

 

SFAは、商談の進捗状況を共有する機能を搭載しています。営業担当者が空き時間に入力した活動内容は、個々の案件のフェーズ（進捗状況）や提案中の商品、競合の状況などの各データに自動反映されます。

SFAの商談管理機能を使えば、、商談の進捗状況を営業チーム内で共有したり、マネージャーがリアルタイムで把握したりすることができます。

営業パーソンも帰社して報告書を作成するという手間がなくなるため、時間の有効活用が可能です。

長期的には、商談の報告書が蓄積されていくことはナレッジの蓄積となり、ノウハウの共有化で営業チーム全体の底上げにつながります。

 

 

2-4.営業計画・スケジュールを管理する機能

SFAではスケジュールをweb上で設定できることで営業活動を可視化できます。

営業パーソンの訪問や会議、ミーティングの予定の管理は個人に依存するところが多く、次のようなことはマネジメントが把握しにくいものです。

・どの取引先にどのくらい訪問しているのか

・取引先との会議がどの程度開かれているのか

・今後どのくらいの頻度で開かれるのか　など

SFAを使用すると、過去の履歴から未来の予定まで閲覧することが可能になるため、顧客へのアプローチ方法の改善等にもつながります。

また、訪問予定の作成・閲覧はアプリ画面でもWeb画面でも行うことが可能なため、営業パーソンが外出先で次回の予定等を入力できるので、業務負担の軽減も期待できます。

2-5.売上予測、売上実績を管理する機能

情報の効率的な管理を実現するために以下の機能が活用できます。

• レポート管理機能

• 売上管理機能

• カスタマイズ機能

 

SFAに入力したデータは蓄積され、行動データとして自動分析のうえ視覚化されます。つまり、営業パーソンに必要な売上の予測や過去の実績が自動作成されるので、業務改善・戦略作りが高速化され、効果的なPDCAにつながります。結果としてSFAを利用することでPDCAサイクルが向上していきます。管理者側では、売上状況に合わせて早期に人員配置の施策を検討したり、受注確度の高いリードソース（新規顧客獲得施策）を分析して、営業施策を練ることが可能になります。

 

PDCAサイクルは短期間では完成しないものなので、長期的なデータの収集が必要です。すぐに結果として表れるわけではありませんが、将来的には効率の良い営業活動につながります。

 

2-6.営業パーソンを管理する機能

 

営業パーソンのプロセス管理や行動管理には下記の機能が活用できます。

• 営業活動管理機能

• 社内SNS機能

営業活動管理機能では、営業プロセスの管理ができます。テレアポのコール数、アポイント数、訪問数、提案商材数、受注数などの項目で、営業パーソンの行動・結果をすべて数値化して管理できます。

営業マネージャーはSFAで営業パーソンを定量的に比較できるため、効果的な営業方法の発見や、個々の社員の目標設定の助けになります。また、PDCAを回すことで部署全体のパフォーマンス向上につなげられます。

 

営業パーソンの行動をリアルタイムで把握するのは難しいものです。行動予定表に当日の予定が記載されているとしても、予定通りに営業活動が進んでいるとは限りません。その状況を逐一事務所のスタッフに報告するのは難しいです。SFAではチームメンバーの状況や勤務状況の把握が可能なため、事務所のスタッフに問い合わせがあった時の対応がスムーズになります。

また、訪問先への訪問ログが自動で残り、訪問先での滞在時間や訪問場所の記録が自動で作成されるため、報告もれを防ぎ正確な業務データの取得が可能です。

 

3　SFAの導入のメリット

 

3-1.売上をアップできる

SFAによって売上をアップできます。なぜなら案件の数を増やすことが売上アップの大きな要因であり、SFAによって案件の数を増やせるからです。SFAによって案件管理の手間が減れば、営業に使える時間が増え、商談件数を増やすことができるようになります。また、今まで属人化していた営業活動がSFAを利用することで組織的な活動になることで、営業の質と商談数を増やすことができます。

SFAを利用することで、営業パーソンが報告書やレポートの作成、資料の作成など営業活動以外にかかっていた時間を軽減し、商談や訪問といった営業活動に注力できるようになることは、売上アップのための第一歩に他なりません。

3-2．営業活動を効率化できる

 

これまで情報をリアルタイムで共有するのが難しかった案件の管理やスケジュールの管理などの共有化が可能になります。

また、報告書の作成等を移動時間のような隙間時間を利用できるなど、営業パーソンが営業に注力するのに役立つ機能がたくさんあります。これらはすべて業務の効率化につながるものです。

営業パーソンが日常業務で行わなければならないことは非常に多岐にわたります。

業務を効率化し営業パーソンの負荷を減らすことは、業務の質の向上につながります。また、効率化により余計な残業が削減されることで売上アップへの貢献も可能です。

営業活動を改善するためには、“営業活動（営業プロセス）の見える化”が有効です。しかし、口頭や紙ベースで業務報告を行っている企業では、プロセスまで含んだ細かな情報の共有、リアルタイムでの更新ができないという課題も多いようです。

 

 

3-3.営業活動を可視化できる

これまでの営業の現場は非常に属人的で、どの営業パーソンがどのくらいの案件を抱えており、その案件がどのくらい進捗しているのかチームとして把握しにくい部分がありました。

SFAを使用することで、今まで見えづらかった営業現場が見える化され、どのようなプロセスで案件が進んだのかがわかりやすくなります。SFAでは日々の営業情報を蓄積し、細かなプロセスを含む様々なデータを効率的に保存できます。その情報をさまざまな形で表示・提供することで、社員に負担をかけることなく、営業の進捗状況が誰でも分かるようなるのです。

 

それぞれの営業パーソンが何を得意とし、苦手としているのかの把握が可能になるため、上司としてもスタッフの管理が容易になるはずです。

また、営業が属人化していると、営業パーソンによってプロセスが異なるという問題も発生します。結果が同じであれば良いという考え方もありますが、組織としての統一感がなく、担当者が変わるとその度にノウハウを再構築する必要性もでてきます。

現場の見える化によって、ノウハウを共有し転勤等で担当の営業パーソンが変わっても、一貫したサービスの提供が可能です。

また、経営層においては、一連の営業プロセスを全体的に見て、営業担当者がつまずいたポイント、失注や受注までの経緯が把握しやすくなり、的を絞った指示や的確な指導を行えるようになります。その結果を生かして最適な営業プロセスを構築すれば、企業全体の営業力の強化も期待できます。

3-4営業活動の標準化ができる

 

SFAを導入することで営業活動のデータが分析でき、営業活動を標準化できます。SFAで集めた情報は、単に閲覧できるだけではありません。グラフや表組みなど視認性の高いデータとして表示され、比較検討が容易にできます。そのため、分析の効率アップにも貢献します。示された情報を正しく把握することで、商機を逃さないための戦略立案やムダのない生産計画の構築などにつながります。

 

4　SFAを選ぶ時のポイント

4-1導入目的と課題の明確化

 

SFAを導入する上で重要なことは「SFA導入の目的と解決したい課題」を、それぞれ明確にすることです。導入前にこの2つを明確にしなければ、SFAの運用は上手くいきません。

現状の課題を解決するためには、SFAが本当に最適なソリューションなのか考える必要があります。この部分を曖昧にした状態で導入しても、現場の営業パーソンには定着せず、入力が面倒なツールが増えた、という印象を現場に与えてしまい全く活用されません。

現場の営業パーソンが自然と入力するためには、入力の負荷以上のインセンティブを感じてもらう必要があるのと同時に、入力を習慣化させる仕組みづくりを行わなくてはなりません。

4-2現場視点での適切なツールの選択

次に重要なことは、自社の営業組織に最適なSFAを選択することです。

SFAと一言で言っても、各社、様々な機能を搭載したSFAを開発・提供しており、どのツールが自社にとって一番合うものなのかを判断することは難しいですよね。

SFAの選択基準として、現場の営業パーソンの入力負荷はどのくらいなのかを1つの基準にしましょう。

どんなに優れた機能を搭載していても、結局、現場の営業パーソンが入力をせず、大切な営業情報がデータとして蓄積されなければ意味がありません。

また、SFAの導入前に無料トライアル期間が用意されており、使用感を確かめることができます。まずは無料トライアルで現場の営業パーソンに使ってもらい、現場の声に耳を傾けることが重要です。その後、自社の課題解決において、必要な機能が搭載されているのかを確認するといったフローがベストだと思います。

 

4-3　経営視点での適切なツールの選択

 

経営視点では、導入コストやランニングコストがどれだけかかるかという点は重要な選定ポイントです。一般に、機能が多い製品は高価である場合が多いでしょう。

しかし、導入前に、それらの機能は本当に使うのか、また、活用できるリソースはあるのか、一度しっかりと検討する必要があります。多くの機能を持っていたとしても、使えない、使いこなせないのでは無駄なコストになってしまいます。まずは必要最低限の機能をもつシステムから始めるのが無難でしょう。

また、SFAの利用でかかるコストの例としては、初期費用の他に以下のようなものがあります。

• ・ライセンス利用料金
• ・保守サポート費用
• ・教育メニュー費
• ・導入コンサルティング費

コストの中には月や年で継続的に払うランニング費用もあります。これらを踏まえて、全体としてかかるコストを把握しましょう。低価格のシステムだからといって初期導入費用の安さだけに注目してしまうと、いざ導入した時に、想定以上に費用が膨らんでいたという痛い目を見ることにもなりかねません。

また、SFA導入は単に価格だけで比較はできません。自社の課題がどのように解決できるのかを明確にして、費用対効果を考え、その上で予算と合うシステムを選ぶようにしましょう。

 

5　まとめ

営業にもDX化の波が押し寄せています。営業のDX化を進めている企業は効率的で組織的な営業活動が可能です。いつまでも属人的な営業を行っていては、時代に取り残されてしまうことになるでしょう。

ライバル社がSFA等を導入してマネジメントコストを下げ、効率的な営業を行っているのに、無策なままでは結果的には売上のダウンにつながりかねません。

また、SFAの導入は面倒だと感じることもあるかもしれません。

しかし使うことに慣れてくれば、必ず「SFAがなければ仕事にならない」と感じることができ、営業効率がUPするでしょう。

SFAには上に述べたようなメリットが存在し、営業効率が格段に向上します。なので積極的に導入していきましょう。

H&KではSFAの導入支援を行っています。他社より豊富な販売実績があり、導入前と導入後の手厚いサポートが強みです。SFAを導入しようとしている方は是非、下のボタンをタップして、お問合せしてください。