採用代行とは？

採用代行（PRO）は、Recruitment Process Outsourcing：リクルートメント・プロセス・アウトソーシングの略で、採用業務を外部へ委託するサービスのことです。依頼すると、採用業務の一部または大部分を代行してもらうことができます。

採用代行が普及する背景

近年、採用代行が普及している原因は「採用トレンドの変化」にあります。日本は少子高齢化による労働力の減少が進んでおり、優秀な人材の確保が難しくなっています。また、新卒の採用開始時期は基本３月以降ですが、これが前倒しになる傾向があり、採用期間が長期化しています。これによって、採用業務の負担が大きくなり、業務を兼任している社員が本来の業務に時間を使えなくなるという事態が発生するため、外部委託が積極的に利用されています。

採用の問題

• ・採用活動の長期化、難航化
• ・時代にあった採用手法を選ぶ必要がある
• ・採用業務の負担が大きい

業務委託で受けられるサービス内容

ここで、代行が可能な業務についていくつか紹介します。今ある採用計画に合わせて一部分だけを代行してもらうことも可能です。

内定して終わりではなく、採用活動へのフィードバックや、早期離職を防ぐためのフォローアップも行ってくれるサービスもあります。また、採用手法の変化によって近年主流になりつつある「逆求人型サイト」を利用したダイレクトリクルーティングにも対応しており、優秀な人材へのスカウト作業も代行してもらえます。

人材紹介との違い

人材紹介は、候補者となる人材そのものを紹介してもらうサービスです。派遣会社から派遣された人材が業務に従事します。紹介会社に登録している人の中にマッチする人材がいればすぐに推薦してもらえるため、欠員募集に強いと言えます。

サービス内容

人材紹介サービスでは、専任の担当者が自社の求める採用要件に合う人材を推薦してくれます。ある程度の絞り込みが紹介された段階で済んでおり、その中から社風に合う人材を採用できます。ミスマッチの少なさは、採用代行と共通している利点です。

人材紹介・派遣のサービス内容

・人材の紹介

・面接調整

・入社条件の交渉

人材紹介では対応できないこと

・広範囲への人材募集の発信

・ナビ対応

・求人媒体の運用

費用について

人材紹介サービスは基本的に成功報酬型をとっています。そのため、採用できなかった場合、費用の請求はありません。また、採用した人材が早期離職した場合の返還金が設けられていることもあるため、例えミスマッチが発生しても採用コストの無駄遣いにはなりません。採用代行は委託した期間の分のコストが月単位や年単位で発生するので、ここが大きな違いです。

採用代行を業務委託するメリット

人事業務の負担軽減

応募書類の管理やスケジュール調整など、採用活動の中で発生する細かい事務的な業務を委託することで、採用戦略の見直しや内定者との関係づくりなどの採用の中核となる業務に時間を使うことができます。

採用コストを抑えられる

人材紹介会社への手数料や求人サイトの掲載料など、採用活動にかかるコストを分析してもらえます。応募数や内定率から費用対効果の高い手段を選ぶことで、採用コストの適正化が可能です。また、ミスマッチを防ぐノウハウも持っているので、早期離職によるコストの無駄も防げます。

採用のプロに任せられる

採用活動に特化したプロだからこそ、早く丁寧な対応、正確なデータ管理が可能です。また、蓄積されたスキルやノウハウを活かした提案をしてくれます。採用担当者がいない、または採用ノウハウがない企業でも、採用活動すべてを委託して早期に採用活動をスタートさせることができるため、社員が主力業務に注力できます。

採用代行を業務委託するデメリット

社内に採用ノウハウが蓄積されない

自社に経験がなくても採用活動を進められることが採用代行のメリットですが、反対に社内にノウハウが蓄積されにくいのがデメリットとして挙げられます。また、社員が採用担当者としてスキルアップする機会も減ってしまうため、人事面での社員育成が進みません。会社の成長に合わせて採用業務を自社で行っていきたいと考えている場合は、情報共有をしつつプロの視点や方法を学ぶように努めましょう。

業務委託までの打ち合わせに時間がかかる

採用業務の中でどの段階を委託するのかや、採用計画の立案と見直しには長い時間を要します。また、採用要件の相談では、ミスマッチを防ぐために欲しい人材のスキルや経歴を十分に共有し、採用業務全体の長期的な計画を立てなくてはいけません。打ち合わせの際は、あらかじめ以下の内容への指針を大まかに立てるか、相談する課題を挙げておきましょう。

・採用の現状や課題

・求める人材の要件

・委託したい業務内容

・かけられる予算

内定者との関係を築きにくい

内定者フォローまでを業務委託した場合、応募者や内定者とのメール、電話などのやり取りを代行業者が行うことになり、直接やり取りして気づく情報が得られなくなってしまいます。求職者側も、内定までやり取りしていた人間が実は社内にいないとなると多少不安があるかもしれません。内定者との関係を築くためにも、説明会や研修に自社の採用担当者も参加すると良いでしょう。

採用業務の委託に必要な許可とは

職業安定法によると、委託募集とは、「労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして労働者の募集に従事させる形態で行われる労働者募集」をいいます。これを利用する場合には、厚生労働大臣、または就業地を管轄する都道府県労働局長の許可を受けることが必要になります。

採用代行は違法なのか？

　結論から言うと、「採用代行は違法行為ではありません」。ただし、第三者に採用活動を委託する「委託募集」は無許可ではできないため注意が必要です。

　委託者と受託者がそれぞれ委託募集の許可基準を満たすことで許可が得られ、委託者と受託者の片方あるいは両方が無許可である場合は「違法」となります。採用代行会社は許可を取得しているはずなので、依頼する企業が許可を取得してから利用すれば違法にはなりません。

許可の基準

委託募集に係る許可基準には以下のようなものがあり、これに従って審査されます。

・募集主、募集受託者が、職業安定法、労働関係法令に係る重大な違反がないこと

・募集に係る労働条件が適切であること

・募集に係る業務内容、及び労働条件が明示されていること

・事業所が社会・労働保険に加入していること

・厚生労働大臣の認可を受けた報酬以外に財物を与えないこと

許可の取り方

　募集主は、様式第３号「委託募集許可等申請書」に必要事項を記載し、厚生労働省、または都道府県労働局長に提出します。 その際、委託募集許可等申請書の内容を証明するために必要となる帳簿、書類等を同時に提示しなくてはなりません。

・様式第３号「委託募集許可等申請書」

https://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/jukyu/bosyu/dl/y03.pdf

①一つの都道府県からの募集人員が30人以上、または募集総人数が100名以上になる場合

提出先： 厚生労働大臣

提出期限：募集を開始する月の２１日前までに正本１部及び写１部を提出

② 上記以外の場合

提出先：都道府県労働局長

提出期限：募集を開始する月の１４日前までに正本１部を提出

　これらの申請手続きは、採用代行会社が募集受託先となって代わりに行うことが可能です。手続きの手間を減らしたい場合には、代行の依頼を検討してみましょう。

参照：Ⅲ 委託募集　厚生労働省

https://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/jukyu/bosyu/dl/03.pdf

まとめ

採用業務を外部に委託することで、時代に合った募集、プロのノウハウの利用、採用コストの適正化などが期待できます。採用活動には担当者の負担となる細かい業務が数多くあり、それらを代行してもらうことで担当者の負担も減らすことができます。その分、面接や合否判断などの人と係わる業務へ注力してもらうことでより成功率の高い採用ができるでしょう。

メリットとデメリットを認識したうえで会社にとってより良い形で採用業務の委託を検討してみてください。