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この記事では、商談を効率的に行うために商談を5つのフェーズに分けた、最終フェーズである「稟議決裁フロー」について説明します。
フェーズ分けに関する詳しい内容はこちらの記事をご参照ください。（リードと商談の記事）
商談を進めていく中で、顧客が稟議決裁の準備を開始したら高い確率で受注に結びつくはずですが、フェーズが後退したり、失注につながることもあります。そのような事態を防ぐために必要なのは、「リスク探知能力」しかありません。
何事においても、経験の浅い人ほど最善のケースを想定し、経験豊富な人ほど最悪なケースに備えます。
この記事を通して稟議決裁でつまずかないようになりましょう。
1.営業がチェックするべき5つのポイント
ここからは、営業において5つのチェックすべきポイントを紹介していきます。
このチェックポイントは経験をしながら増やしていきましょう。
1‐1.最終承認者は誰か
1つ目は「最終承認者は誰か」ということです。
最終承認者が誰かと聞くだけでは不十分です。
役員が社内プロセス上の承認者だとしても、その役員は部長が決めたものをそのまま承認するのであれば、実質上の最終承認者は部長になります。
通常は予算を持つ部門の意見が通るか、現場よりもITや購買など、関連部門の方が力が強いケースもあります。
1-2.発注書にサインする人は誰か
2つ目は、「発注書にサインする人は誰か」ということです。
これは最終承認者とは異なる場合が多いです。
これを押さえておかないと、せっかく承認が取れても予定の日までに発注が間に合わないという事態が発生することがあちます。
経理や購買部門の人の場合、業務時間外に無理なお願いは出来ないことが多いので、注意が必要です。
1-3.稟議決裁は電子承認か、紙での回覧か、口頭承認でOKなのか
3つ目は、「稟議決裁は電子承認か、紙での回覧か、口頭承認でOKなのか」ということです。
電子承認であれば、出張中などで海外にいる場合でもスムーズに進められますが、紙で回覧する場合は、プロセスが進まない場合もあります。
これは途中の承認プロセスだけではありません。
全ての承認は終わっていたのに、発注書に押すハンコは社長室の金庫の中。社長の許可が下りないとあけることは出来ず、今は圏外の場所に居て連絡が取れない。なので正式発注はできないというような極端なケースですが、このようなことも起こりえます。
最悪の最悪まで想定外のリスクを考えておくだけでも「リスク探知能力」は高まります。
1-4.取締役会や経営会議での決議が必要か否か
4つ目は、「取締役会や経営会議での決議が必要か否か」ということです。
開催日時の確認はもちろんですが、いつまでに資料を準備しておく必要があるかなどの確認もしておいた方が良いです。
初めて取締役会に起案する担当者が、当日までに資料を準備すれば良いと思っていたら、経営企画室から「締め切りは取締役会の2日前の17時までです。」というように言われ、次回に持ち越しになってしまうということも考えられます。
そして、参加メンバーを把握しておくことも重要です。近年では社外取締役が増えてきましたが、これらの人はチェック機能を働かせる役割のため、反対はしないが、質問等をします。その際にその場で答えることができなかったら、次回に持ち越しということもあります。
承認されなかった場合には、次回の定期開催まで待つ必要があるのか、または、臨時招集や個別説明ができるのかどうかも確認しておく必要があります。
更に稟議にあげる際、相手方が稟議に上げやすい時期を把握しておくことも重要になります。予算を決めている段階で必要な情報を顧客に提供することで購入のための稟議をあげやすくなり、成約率アップにも繋がります。
1-5.起案者が過去に同じような金額の決済を通したことがあるか
最後に5つ目は、「起案者が過去に同じような金額の決済を通したことがあるか」です。
または、会社の在籍年数が長いか短いかなどもあります。
本人が社内でなら、いくら以内の金額であれば、誰の承認が必要という規定を理解していても、実際は別のルートで承認が必要ということもあります。
起案者である人が、決裁プロセスを熟知しているかどうかは、同じ規模感の決裁を経験したことがあるかや会社の在籍年数の長さで、ある程度判断することが出来ます。
まとめ
これまでに説明してきた、5つのチェックポイントを最低限として、自身の経験をもとに決裁をスムーズに進行できるようになっていくことが必要です。
最悪の場合を想定した「リスク探知能力」を培っていくことが、自身にとって重要になります。
