【例文あり】商談が獲得できるアポイントメールの書き方とポイント

1.アポイントメールの基本的な書き方

アポイントメールは、予定を調整したり、会議や面接などの日程を確定するために送るメールのことを指します。以下は、一般的なアポイントメールの例です。

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件名: 会議の日程調整について

こんにちは [相手の名前],

私は[あなたの名前]と申します。[会社名]の[役職]として、[目的や背景などを簡単に説明する]プロジェクトについて、お話をさせていただきたいと考えています。

お手数をおかけしますが、以下の日程でお会いすることは可能でしょうか？

[複数の日程候補を挙げる]

[日付] [時間] [場所]

[日付] [時間] [場所]

[日付] [時間] [場所]

もし上記の日程が都合が悪い場合は、お知らせください。他の日程を検討いたします。

何か質問やご提案があれば、お気軽にお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[連絡先情報]

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このような内容のメールを相手に送信することで、予定を調整しやすくなります。日程が確定したら、必ず再度確認のメールを送ることで、誤解やミスを防ぐことが重要です。

2.商談が獲得できるアポイントメールの5つのポイント

2.1.丁寧な挨拶と自己紹介

特に最初に送るメールはあなたへの第一印象となります。丁寧に挨拶し簡単な自己紹介も入れると良いでしょう。以下は、丁寧な挨拶と自己紹介の例です。

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件名: 商談のご予定について

いつもお世話になっております [相手の名前] 様、

私は [あなたの名前] と申します。[会社名] の [役職] を務めております。

このたびは、[目的や背景などを簡単に説明する] 商談の機会をいただければと思い、ご連絡させていただきました。

[相手の会社名] のご活躍を拝見し、[相手の会社や業界に対する感謝や賞賛を述べる] 賞賛の念を抱いております。

私たちの [あなたの会社名や製品・サービスについての簡単な紹介や強みを述べる] サービスを是非ともご検討いただければ幸いです。

お忙しい中、誠に恐れ入りますが、商談の日程を調整させていただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

敬具、

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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2.2.キャッチーなタイトルや興味を引く情報

キャッチーなタイトルや興味を引く情報を盛り込むことで、相手がアポイントメールを開封して読み進める動機付けが高まります。以下は、興味を引くタイトルと情報の例です。

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タイトル: 「業界リーダーが推薦する最新テクノロジーのご紹介」

本文:

お世話になっております [相手の名前] 様、

私は [あなたの名前] と申します。[会社名] の [役職] として、新しいテクノロジーに関する情報をお届けいたします。

[相手の会社名] のようなリーダー企業が採用している最新テクノロジーを、今回の商談でご紹介させていただければと考えております。

このテクノロジーの導入により、[具体的な効果やメリットを挙げる] 効果が期待できることから、多くの企業が注目している傾向にあります。

是非ともお時間をいただき、ご興味をお持ちいただけましたら、商談の日程を調整させていただきたく存じます。

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タイトル: 「お待ちかねの製品発表会のご案内」

本文:

お世話になっております [相手の名前] 様、

[あなたの名前] と申します。[会社名] の [役職] として、お待ちかねの製品発表会についてのご案内をお届けいたします。

この発表会では、新製品のデモンストレーションや革新的な機能についてのプレゼンテーションが行われます。[相手の会社名] のような先進的な企業様にも、ぜひご参加いただきたく存じます。

また、ご参加いただける場合は、限定特典や割引などの特別なプレゼントもご用意しております。

是非ともこの機会にご参加いただき、[製品名] の魅力をお確かめいただければ幸いです。

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タイトル: 「重要なビジネス提携のご相談」

本文:

こんにちは [相手の名前] 様、

私は [あなたの名前] と申します。[会社名] の [役職] です。

この度、[相手の会社名] との重要なビジネス提携についてご相談させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

[提携内容についての具体的な情報を示す] この提携により、双方の企業に大きな利益がもたらされると確信しております。

ご多忙のことと存じますが、是非ともお時間をいただき、詳細をお話しする機会をいただければと思います。

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上記の例では、相手の興味を引くテーマ性のタイトルと、具体的な内容によって相手に商談の重要性を認識させることを狙っています。商談に対して興味を持ってもらうために、相手のニーズや関心に合わせた内容を工夫することが大切です。

2.3.短く簡潔な文章

長文をダラダラと読むのは相手にとっては苦痛でしかありません。用件は簡潔に、文書もワンメッセージを1行か2行で完結するよう心掛けましょう。

以下は短く簡潔な文章でのアポイントメールの例です。

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件名: 商談のお誘い

[相手の名前] 様、

[会社名] の [役職] として、商談の機会を求めています。[目的や背景を簡潔に説明する] 商談の内容についてお話ししたいと考えております。

ご都合の良い日程を教えていただければ幸いです。[提案する日程候補を記載する]

お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[連絡先情報]

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このように、短く簡潔な文章で必要な情報を伝えることで、相手にとって読みやすくなります。商談のアポイントメールは、相手の時間を尊重し、本題に即して要点を伝えることが重要です。言葉を選びながらも、丁寧な表現を心掛けることが良い商談のスタートにつながります。

2.4.丁寧な締めくくり

丁寧な締めくくりはシンプルで、感謝の意を示すことが重要です。商談のアポイントメールの最後に簡潔な感謝のメッセージを添えることで、相手に対する敬意を表現し、好印象を与えることができます。また、署名に連絡先情報を含めることで、相手が必要な情報を手軽に見つけられるようになります。商談の成功を願いつつ、相手からの返信を待ちましょう。

2.5.署名

署名には、あなたの名前と役職、所属する会社名が含まれます。また、連絡先情報として、電話番号やメールアドレスを記載することで相手が追加の質問や確認をする際に便利です。さらに、会社のウェブサイトを掲載することで相手がより詳細な情報を得ることができます。

商談のアポイントメールでは、署名を通じてあなたの身元と連絡先情報を相手に提供することで、信頼性を高めることが重要です。

また、ありがちなのが返信用の署名がない人、若しくは自分の名前だけを記載している人が多いです。返信用署名にも電話番号を入れておくことで、相手が電話で連絡したい時に電話番号を探しやすくなります。

3.【ケース別】アポイントメールの例文

3.1.新規顧客へのアポイントメール

新規顧客へのアポイントメールの例を以下に紹介します。

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件名: [相手の名前] 様、[会社名] のご紹介と商談のお誘い

[相手の名前] 様、

初めまして、[あなたの名前] と申します。[会社名] の[役職] を担当しております。

[相手の会社名] の業績と評判を拝見し、大変感銘を受けております。私たちの [あなたの会社名や製品・サービスについての簡単な紹介や強みを述べる] サービスをご紹介させていただける機会をいただければと考えております。

[提携内容についての具体的な情報を示す] このような提携により、[相手の会社名] の成長とビジネスに貢献できると確信しております。

是非とも、商談の日程を調整させていただければと思います。[相手の都合が良い日程を記載する]

お忙しいことと存じますが、ご回答をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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このように、新規顧客へのアポイントメールでは、相手の会社に対する興味と敬意を示し、自社の価値を簡潔に伝えることが重要です。商談の日程を調整するために具体的な日程候補を提案し、丁寧な締めくくりで返信を待つ姿勢を示しましょう。商談の成功を願って、相手からの返信を期待しましょう。

3.2.既存顧客へのアポイントメール

既存顧客へのアポイントメールの例を以下に紹介します。

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件名: [相手の名前] 様、商談のご案内と感謝の意を込めて

[相手の名前] 様、

お世話になっております。[あなたの名前] です。[会社名] の[役職] として、今回は大切なお話をさせていただきたくご連絡を差し上げました。

先日のご利用、誠にありがとうございます。[相手の会社名] のようなお客様とお取引させていただけることに感謝しております。

この度、新しいサービスや製品のご案内をさせていただきたく存じます。[製品やサービスについての概要や特典を記載する] このような新しいオファーが、お客様のビジネスにさらなる価値をもたらすものと確信しております。

是非とも商談の日程を調整させていただければと思います。[相手の都合が良い日程を記載する]

何かご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

お忙しい中、ご回答をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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このように、既存顧客へのアポイントメールでは、感謝の意を示し、新しいサービスや製品に関する情報を簡潔に伝えることが重要です。顧客に対して感謝の気持ちを忘れずに伝えることで、良好な関係を維持しつつ商談の機会を提案しましょう。具体的な日程候補を提案し、迅速な返信を待つ姿勢を示すことで、相手の反応を促すことができます。

3.3.アポイントをもらったとき

アポイントをもらった際に送るお礼メールの例を以下に紹介します。

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件名: 商談のご予約ありがとうございます

[相手の名前] 様、

先ほどは、貴重なお時間を割いて商談の日程を決定していただき、誠にありがとうございます。

[相手の会社名] との商談の機会をいただけることを、大変嬉しく思っております。[商談の目的や背景を簡潔に再確認する]

ご指定いただいた日時と場所でお会いすることを楽しみにしております。

また、商談に関連する資料や情報を事前にお送りしておきますので、予習していただけると幸いです。

何かご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

商談を有意義なものにするために、準備を怠らずに取り組んでまいります。

改めて、お忙しい中お時間を割いていただき、誠にありがとうございます。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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このように、アポイントをもらった際のお礼メールでは、相手に対する感謝の意を示し、商談の重要性を再確認するとともに、日程や場所の確認、準備の予定などを伝えることが重要です。また、相手が商談に向けての資料や情報を準備する可能性を考慮し、その点も配慮すると好印象を与えるでしょう。丁寧な表現と感謝の気持ちを伝えることで、相手との関係を築く一助になります。

3.4.日程を再調整をするとき

日程を再調整する際に送るメールの例を以下に示します：

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件名: 日程再調整のお願い

[相手の名前] 様、

お世話になっております。[あなたの名前] です。先日は商談の日程を調整いただき、誠にありがとうございました。

申し訳ございませんが、【再調整の理由】のため予定が変更となり、提案させていただいた日程に都合がつかなくなってしまいました。

お手数をおかけしますが、別の日程で商談を行うことは可能でしょうか？以下の日程でお会いすることができれば幸いです。

[日付] [時間] [場所]

[日付] [時間] [場所]

[日付] [時間] [場所]

ご多忙と存じますが、お手数をおかけしますが、ご検討いただければ幸いです。

何か質問やご要望がありましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

お忙しい中、誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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このように、日程を再調整する際のメールでは、相手に対して丁寧なお願いの言葉を用いて、日程の変更を伝えます。新たな日程候補を提案することで、相手に選択肢を示し、柔軟性を持って対応している姿勢をアピールします。また、何か質問や要望があれば返信するよう促すことで、円滑な日程調整を目指しましょう。最後に再度感謝の意を示し、丁寧な表現で締めくくります。

もし、相手先の電話番号を知っているなら先に電話して変更する理由を丁寧に説明してから「では再度ご調整をお願いします。具体的な候補日程はメールでお送りします。」と伝えてからメールを送るのも良いでしょう。

3.5.商談前日のリマインドを送るとき

商談前日のリマインドを送る際のメールの例を以下に紹介します。

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件名: 【重要】商談の明日のご予定について

[相手の名前] 様、

お世話になっております。[あなたの名前] です。明日は商談の日程となっておりますことをご確認いただきたく、メールを差し上げます。

商談の詳細情報:

日時: [日付] [時間]

場所: [場所や会議室の名称、住所、オンライン会議のリンクなど]

担当者: [あなたの名前]

連絡先: [あなたの連絡先情報]

当日の商談に向けて、以下の点をご確認いただけますようお願い申し上げます。

予定の確認: 商談の日時と場所を再度ご確認ください。場所がオフィス外の場合は、地図を確認いただくことをお勧めします。

準備の確認: 商談に必要な資料やデータが整っていることをご確認ください。特に、ご自身がご希望されるトピックや重要なポイントを把握しておくとスムーズに進行するかと存じます。

間違えのないように: 商談の時間や場所に誤りがないかを再度ご確認ください。また、事前に連絡をいただいた特別な要望があれば、スムーズな対応のためにお知らせください。

何かご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

明日の商談を楽しみにしております。

よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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このように、商談前日のリマインドメールでは、商談の詳細情報を再度確認し、相手に必要な準備や確認を促す内容となっています。商談当日のスムーズな進行をサポートするため、日時や場所の確認、準備の確認、特別な要望の確認などが含まれています。丁寧な表現で相手に対してリマインドすることで、商談の成功に向けての協力を促すことができます。

3.6.商談後のお礼を送るとき

商談後のお礼を送る際のメールの例を以下に紹介します。

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件名: 商談後のお礼と感謝の意を込めて

[相手の名前] 様、

先日は、[日付] に商談の機会をいただき、誠にありがとうございました。

お忙しい中、[相手の会社名] の[役職] とお会いできたこと、大変光栄に存じます。

商談では、[商談の内容や結果を簡潔に振り返る] など、貴重なご意見とお話をいただき、非常に有意義な時間となりました。

今後のビジネスにおいて、[相手の会社名] とのパートナーシップを更に強化し、両社の成長に貢献していけることを楽しみにしております。

何かご質問や要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

改めて、お忙しい中お時間を割いていただき、心から感謝申し上げます。

またの機会にお会いできることを楽しみにしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

[会社名]

[連絡先情報]

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このように、商談後のお礼メールでは、相手に感謝の意を伝えつつ、商談での内容や結果について振り返ることで、相手との関係を強化します。丁寧な表現でお礼を述べ、今後のビジネスに対する期待を述べることで、相手との信頼関係を築くことができます。また、再度の商談の機会を楽しみにしている旨を伝えることで、今後のコミュニケーションを円滑にする助けになります。

4.アポイントメールを送る際に注意すべきポイント

4.1.アポイントメールの送信時間

アポイントメールの送信時間は、相手が確実に目を通すことができるように配慮することが重要です。一般的に、以下のタイミングがおすすめされますが、相手の業界や地域、個別の状況によっても適切な送信時間は異なりますので、その点を考慮してください。

【平日の午前中】

平日の午前中は、ビジネスの時間帯であり、多くの人が仕事に集中しているため、メールを確認する頻度が高いです。

【火曜日から木曜日】

週の初めは月曜日が忙しいことが多いため、商談のメールは火曜日から木曜日に送ると目立ちやすくなります。

【9時から11時、14時から16時】

午前中と午後のこの時間帯は、メールの開封率が比較的高い傾向にあります。

ただし、以下の点にも留意してください。

・祝日や長期休暇: 連休前や祝日など、相手がオフィスにいない可能性が高い場合は、送信を避ける方が良いでしょう。

・重要な連絡の場合は緊急性を考慮: 商談の日程調整など重要な連絡の場合、相手の予定に関わる場合は、早めに送信することが望ましいかもしれません。

・相手の地域やタイムゾーンを考慮: 国際的な商談の場合、相手の地域の時間帯を考慮して送信することが大切です。

最終的には、相手のスケジュールや状況を考慮して、最適な送信時間を選択することが重要です。営業時間内の送信や、相手の業務に影響を与えないような配慮を心がけましょう。

4.2.アポイントメールの返信への早めの対応

アポイントメールの返信への早めの対応は、ビジネス上非常に重要です。迅速な対応はプロ意識の高さと信頼性を示すだけでなく、相手に対する配慮と好印象を与えることができます。以下は、アポイントメールの返信への早めの対応を実現するためのポイントです。

【メールを常にチェック】

ビジネス用のメールアカウントはこまめにチェックするようにしましょう。スマートフォンなどで受信設定をして、メールが届いたらすぐに通知を受けることも有効です。

【返信目標時間を設定】

返信目標時間を設定することで、重要なメールに対して早めの返信ができるようになります。例えば、24時間以内に返信するなどの目標を設定しましょう。

【テンプレートの活用】

アポイントメールに対する返信のテンプレートを用意しておくと、内容を素早く編集して返信できます。ただし、テンプレートを使用する場合は、相手に合わせたカスタマイズが必要です。

【重要度に応じた優先順位】

重要な商談や取引に関連するメールは、優先的に対応するようにしましょう。返信の優先順位を設定することで、重要なメールを見逃さないようにします。

【早めの返信に感謝を伝える】

相手に早めの返信をする際に、感謝の気持ちを伝えると相手に喜ばれるでしょう。例えば、「お忙しい中、迅速なご対応に感謝します」といった一文を追加すると良いです。

早めの対応は、良好なビジネス関係を築くために非常に重要です。相手に対する迅速な対応を心掛け、ビジネスにおける信頼性と信用を高めましょう。

4.3.アポイントメールの誤字脱字

アポイントメールに誤字脱字が含まれると、プロフェッショナルさや信頼性を損なう可能性があります。誤字脱字を防ぐために、以下の点に注意しましょう。

【校正を行う】

メールを送信する前に、必ず内容を校正しましょう。スペルミスや文法の間違い、誤った漢字などを見つけることができます。

【文章を一度だけでなく複数回確認する】

一度だけでなく、複数回文章を確認することで見落としが少なくなります。時間をかけて文章を見直すことが重要です。

【自動校正機能を利用する】

メールクライアントやテキストエディタなどには自動校正機能があります。これを有効にしておくと、一部の誤字脱字を防止できます。

【他の人に確認してもらう】

 もし可能であれば、別の目で文章をチェックしてもらうことも効果的です。他の人の目で見ることで、自分が見落としていた誤字脱字を発見できる場合があります。

【焦らず慎重に】

商談の重要なメールであるため、焦らず慎重に文章を作成しましょう。急いで送信せず、十分に時間をかけて慎重に確認することが大切です。

誤字脱字を防ぐことで、メールの信頼性とプロフェッショナルさを高めることができます。大切な商談の際には、文章に丁寧に注意を払いながら、誤字脱字を最小限に抑えるよう努めましょう。

5.まとめ

いかがだったでしょうか？ビジネスメールの中でもアポイントメールは商談の獲得ができるか否かを左右する重要なビジネスメールです。

適切なアポイントメールを送ることで、相手の信頼を勝ち取り、スムーズな商談ができ、長期的な信頼関係を構築するための大事なメールです。正しい送り方を身に着けることで、あなたのビジネスが成功することを期待しています。