稟議書の作成は、一見すると難しいと感じるかもしれません。
しかし、書き方の基本構成や承認を得るためのコツさえ押さえれば、わかりやすい稟議書をスムーズに作成できます。
この記事では、稟議書の基本的な知識から、必須項目、承認率を上げるための具体的な注意点、さらにはすぐに使える目的別の例文やテンプレートまで、網羅的に解説します。
稟議書とは？まずはじめに知っておきたい基本知識
稟議書とは、自分の権限だけでは決定できない事柄について、会社からの承認を得るために作成する社内文書です。
ビジネス上の何らかの提案（物品の購入や契約の締結など）に対して、内容を説明し、関係者の承認を得て最終的な決裁を受けるための書類が稟議書にあたります。
このプロセスは日本の会社組織で広く採用されている意思決定の方法の一つです。
そもそも稟議書は何のために必要なのか
稟議書の主な目的は、会議を開かずに複数の関係者から承認を得て、効率的に意思決定を行うことです。
稟議を回すことで、提案内容が組織のルールや方針に沿っているかを多角的にチェックできます。
また、承認の過程で関係者間の合意形成を図る理由もあり、正式な記録として残すことで、決定事項の責任の所在を明確にする決裁プロセスとしての役割も果たします。
「決裁書」や「起案書」との意味の明確な違い
稟議書、決裁書、起案書は混同されがちですが、役割が異なります。
「起案書」は、稟議にかける最初の提案内容を記した書類です。
「稟議書」は、その起案書を元に関係者へ回覧し、承認を求めるための一連のプロセスで使われる書類を指します。
そして「決裁書」は、すべての承認プロセスが完了し、最終的な決裁が下りたことを証明する書類です。
つまり、起案・稟議・決裁という一連の流れの中で使われる、フェーズの異なる文書といえます。
稟議書に必ず記載すべき8つの必須項目
稟議書を作成する際は、誰が読んでも内容を正確に理解できるよう、記載すべき項目を漏れなく記す必要があります。
ここでは、どのような稟議書にも共通する8つの必須項目を説明します。
これらの基本構成を押さえて、稟議内容が承認者へ的確に伝わる書類を書くことを心がけましょう。
1. 起案部署・起案者名・起案日
「いつ」「どの部署の」「誰が」提案したのかを明確にするための基本項目です。
起案部署と起案者名を記載することで、この稟議の責任者が誰であるかを明らかにします。
また、起案日はこの稟議がいつ作成されたかを示す重要な情報となり、後から内容を確認する際にも役立ちます。
起案理由と合わせて、提案の背景を理解する上で欠かせない情報です。
2. 決裁を希望する日付
稟議内容を実行に移すにあたり、いつまでに最終的な承認が必要なのかを明記する項目です。
この日付を記載することで、承認者はいつまでに決裁すべきかを把握でき、プロセスの停滞を防ぎます。
特に契約の締め切りや納品日などが関わる場合は、具体的な日付を必ず記載し、承認プロセスがスムーズに進むよう促すことが重要です。
3. ひと目で内容が伝わる件名
件名は、稟議書の内容を最も簡潔に表す部分です。
多忙な承認者は、まず件名を見て内容の重要度や緊急性を判断します。
そのため、「〇〇システム導入に関する稟議」や「新規取引先△△社との契約締結の件」のように、具体的でわかりやすい件名を心がける必要があります。
内容がひと目で伝わる件名にすることで、その後の読み手の理解を助け、迅速な確認を促します。
4. 稟議の目的と具体的な内容
この稟議を通じて「何を達成したいのか（目的）」と、「そのために何を行うのか（具体的な内容）」を明確に記載する、稟議書の中核部分です。
例えば、目的が「営業部門の業務効率化」であれば、そのための具体的な内容として「〇〇株式会社のSFAツールを導入する」といったように記述します。
提案の全体像を最初に示すことで、承認者が背景や経緯を理解しやすくなります。
5. 稟議に至った背景と理由
なぜこの稟議を上げる必要があったのか、その背景と理由を具体的に説明し、提案の正当性を示す項目です。
例えば「既存システムの老朽化により業務に支障が出ている」「法改正への対応が急務である」など、現状の課題や問題点を提示します。
その上で、提案する内容がなぜその課題解決に最も適しているのかを論理的に説明し、承認者の納得感を得ることが重要です。
6. 稟議によって得られる効果やメリット
提案が承認された際に、会社や部署にどのような効果やメリットがもたらされるかを具体的に示します。
「業務時間が月間〇時間削減できる」「年間〇〇円のコストカットが見込める」のように、可能な限り具体的な数字を用いて定量的な効果を示すことが重要です。
また、数値化しにくい定性的なメリット（従業員の満足度向上など）も併記すると、費用対効果が伝わりやすくなります。
7. 必要な費用とその内訳
提案の実行に必要な費用について、総額だけでなく詳細な内訳も正確に記載します。
例えば、システム導入であれば初期導入費用、月額利用料、保守費用などを項目別に記します。
金額の根拠として、業者からの見積書を添付することも不可欠です。
どの予算から経費を捻出するのか、支払い方法や支払いのタイミングも明確にすることで、経理部門との連携もスムーズになります。
8. 補足情報となる添付資料の一覧
稟議書本文だけでは伝えきれない詳細な情報を補うため、添付した資料の一覧を記載します。
具体的には、製品のカタログやパンフレット、複数社から取得した相見積もり、より詳細な費用対効果の比較シミュレーションなどが該当します。
資料名をリストアップし、必要であればどの資料の何ページを参照すべきか注釈を加えることで、承認者がスムーズに情報を確認できるようになります。
資料の渡し忘れも防げます。
承認率が格段にアップする稟議書の書き方5つのコツ
稟議書は、ただ形式通りに書くだけでなく、承認者が納得し、スムーズに決裁するための工夫が求められます。
承認ルートやフローを意識し、適切な手順で進め方を見直すことが重要です。
ここでは、承認率を格段に高めるための具体的な書き方のコツを5つ紹介します。
これらのポイントを押さえることで、説得力のある稟議書を作成できます。
最初に結論を書いて要点を簡潔にまとめる
多忙な承認者が短時間で内容を把握できるよう、まずは結論から書き始めることが重要です。
「〇〇の目的のため、〇〇の実施を承認いただきたく、稟議をあげます」といったように、何を承認してほしいのかを冒頭で明確に提示します。
その後に具体的な理由や背景、費用などを続けることで、話の要点が伝わりやすくなり、読み手の理解を促進します。
最初に全体像を示すことが、スムーズな決裁につながります。
客観的なデータや数値を根拠として具体的に示す
提案の説得力を高めるためには、主観的な表現を避け、客観的な事実や数値を根拠として示すことが不可欠です。
「コストを大幅に削減できる」といった曖昧な表現ではなく、「年間120万円のコスト削減が可能」のように具体的な数字で示しましょう。
導入費用が実質0円で始められるツールであればその点を強調するなど、誰もが納得できる客観的なデータを用いることで、提案の妥当性が増します。
メリットだけでなく想定されるリスクと対策も併記する
提案の良い面だけをアピールするのではなく、想定されるリスクやデメリット、そしてそれらに対する具体的な対策も併せて記載することが信頼性を高めます。
例えば、システム導入における情報漏洩のリスクや、導入後の定着に時間がかかる可能性などを正直に提示します。
事前に対策を講じている姿勢を示すことで、計画の網羅性が伝わり、承認者は安心して決裁を下すことができます。
準備不足によるミスも防げます。
他の選択肢ではなくなぜその案が良いのかを説明する
提案している案が、他の選択肢と比較してなぜ最も優れているのかを客観的に説明することも重要です。
例えば、A社、B社、C社の製品を比較検討し、価格、機能、サポート体制などの観点から、なぜA社の製品を選んだのかを比較表などを用いて示します。
複数の選択肢の中から最適な案を論理的に選んだことを示すことで、意思決定のプロセスが明確になり、承認者の納得を得やすくなります。
提出前にキーパーソンへ相談して合意形成を図る
稟議書を正式なルートで回す前に、承認者や関連部署のキーパーソンに事前に相談しておく「根回し」も有効な手段です。
特に、複数の部署に影響が及ぶ案件や、総務部・経理部など管理部門の協力が必要な場合は、あらかじめ内容を説明し、懸念点を解消しておくことで、提出後の差し戻しを防げます。
関係者の合意を事前に得ておくことで、稟議プロセス全体が円滑に進みます。
【コピーして使える】目的別の稟議書例文とテンプレート
ここでは、さまざまなビジネスシーンでそのまま活用できる稟議書の例文を紹介します。
また、汎用的なテンプレートも用意していますので、自社のフォーマットがない場合や、作成のたたき台として活用してください。
ExcelやWord形式のフォーマットは、ダウンロードして自社の運用に合わせてカスタマイズすることも可能です。
すぐに使える稟議書のテンプレート（Word/Excel）
稟議書の作成にすぐに使える、基本的な項目を網羅したテンプレートを用意しました。
このテンプレートは汎用的な項目となっているため、貴社の規定フォーマットに合わせる、または自社用に項目を修正・追加してご活用ください。
Word形式は文章作成が中心の場合に、Excel形式は費用計算などが含まれる場合に便利です。
目的に合わせて使い分けることが推奨されます。
例文1：備品（パソコンなど）を購入したい場合
営業部で使用しているパソコンの故障に伴う、新規購入の稟議書例文です。
現状の機器の不具合、修理費用と新規購入費用の比較、業務への支障などを具体的に記載し、購入の必要性を説明します。
発注先の選定理由や、廃棄する旧備品の処理方法についても触れることで、承認者が全体像を把握しやすくなります。
設備投資としての妥当性を示すことがポイントです。
例文2：新規取引先との契約を締結したい場合
新規の販売代理店との取引基本契約を締結するための稟議書例文です。
相手企業の概要や信頼性（与信調査結果など）、契約を締結することによる売上拡大といったメリットを明記します。
契約書のドラフトを添付し、特に注意すべき条項や取引条件（値引き率など）についても説明を加えます。
金融機関からの融資を受ける場合など、重要な契約においてもこの形式が応用可能です。
例文3：新しいシステムやツールを導入したい場合
社内の情報共有を円滑にするためのビジネスチャットツール導入に関する稟議書例文です。
現状の課題を提示し、システム導入によってどのように解決されるかを費用対効果と共に説明します。
複数ツールの比較検討結果や、導入後の運用ルール、設備投資としての回収期間なども盛り込み、計画の具体性を示します。
リース契約の場合も同様に詳細を記します。
例文4：人材の採用を申請する場合
事業拡大に伴う営業職の増員を申請するための稟議書例文です。
採用の背景、求める人材像、具体的な業務内容を記載します。
採用によって期待される効果と、人件費を含めた採用計画の全体像を示し、投資対効果を明確にすることが重要です。
これにより、計画的な人材採用であることをアピールします。
例文5：出張を申請する場合
遠方の顧客が主催するイベントへ参加するための出張を申請する稟議書例文です。
出張の目的、期間、訪問先、参加者などを明記します。
交通費、宿泊費、会食費などの概算費用とその内訳を算出し、出張によって得られる成果を具体的に説明します。
セミナー参加や広告関連の視察、工事の立ち会いなど、様々な目的で応用できます。
稟議書を社内で運用するメリット
稟議書を社内で運用することは、単なる手続きに留まらず、組織運営において多くのメリットをもたらします。
意思決定のプロセスが透明化され、関係者間での情報共有が促進されます。
また、承認の記録が正式な文書として保管されるため、コーポレート・ガバナンスの強化にもつながるなど、その利点は多岐にわたります。
会議を開かずに複数人の承認を得られる
稟議制度の最大のメリットは、関係者全員が同じ日時に集まって会議を開く必要が無い点です。
稟議書を回覧することで、各承認者は自身の都合の良いタイミングで内容を確認し、承認作業を進められます。
これにより、意思決定のプロセスが効率化され、時間や場所の制約を受けずに、無駄なくスムーズに決裁を得ることが可能になります。
申請から承認までの経緯が記録として残る
稟議書は、誰が、いつ、どのような内容を申請し、誰がそれを承認したのかという一連の経緯が公式な文書として記録されます。
これにより、決定事項の責任の所在が明確になり、後から「言った、言わない」といった非公式なトラブルを防ぐことができます。
また、監査や内部統制の観点からも、意思決定プロセスが可視化されていることは非常に重要です。
多角的な視点での検討によりミスの防止につながる
稟議書は、申請部署だけでなく、関連する複数の部署や役職者の承認を得るプロセスを経ます。
そのため、申請者一人では気づかなかったような課題やリスク、検討漏れなどを、他の承認者が指摘することが可能です。
メールでの一方的な報告とは異なり、多角的な視点から内容がチェックされることで、判断ミスを防ぎ、より慎重で質の高い意思決定につながります。
稟議書を社内で運用する際のデメリット
稟議書の運用は多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。
特に、従来の紙ベースでの運用では、プロセスの非効率性が問題となることがあります。
これらの課題を理解し、対策を講じることが、稟議制度をより効果的に活用する鍵となります。
最終的な承認までに時間がかかる場合がある
稟議書の承認ルートが長かったり、関わる人数が多かったりすると、最終的な決裁までに時間がかかる傾向があります。
特に、承認者が出張などで不在の場合、その時点でプロセスが停滞してしまいます。
また、内容に不備が見つかると差し戻しとなり、修正と再提出を繰り返すことで、さらに時間がかかり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなり得ます。
責任の所在が曖昧になる可能性がある
多くの承認者が関わることで、かえって一人ひとりの責任感が薄れ、責任の所在が曖昧になるという側面もあります。
承認者が「他の人も確認しているから大丈夫だろう」と考え、内容を十分に精査せずに承認してしまうケースも少なくありません。
その結果、問題が発生した際に、誰が最終的な判断の責任を負うのかが不明確になる可能性があります。
稟議書の作成や承認を効率化する方法
稟議書の運用におけるデメリットを解消し、より迅速で効果的な意思決定を実現するためには、プロセスの効率化が不可欠です。
ワークフローシステムの導入や社内ルールの整備など、いくつかの具体的な方法があります。
これらを取り入れることで、稟議に関わるすべての従業員の負担を軽減し、生産性の向上を図ることが可能です。
ワークフローシステムの導入で意思決定が早くなる
ワークフローシステムを導入すると、稟議書の申請から承認までの一連の流れを電子化できます。
これにより、物理的な書類の受け渡しが不要になり、承認プロセスが大幅にスピードアップします。
承認者はシステム上で通知を受け取り、いつでもどこでも承認作業が可能です。
また、誰の段階で承認が止まっているかが可視化されるため、遅延の防止にもつながります。
フォーマットの統一で作成者の手間が削減される
社内で稟議書のフォーマットを統一し、誰でも利用できるように整備することで、作成者の手間を大幅に削減できます。
毎回一から構成を考える必要がなくなり、必須項目の記入漏れも防げます。
また、承認者にとっても、常に同じ形式で情報が整理されているため、内容の確認や比較検討がしやすくなり、承認作業の効率化にも貢献します。
テレワーク中でも申請や承認の作業が滞らない
ワークフローシステムを活用すれば、オフィスに出社しなくても、自宅や外出先から稟議の申請や承認が可能です。
これにより、テレワークや出張といった多様な働き方に柔軟に対応でき、地理的な制約なく業務を進められます。
稟議のために出社する必要がなくなるため、従業員の働き方の自由度を高めると同時に、事業の継続性を確保することにもつながります。
過去の稟議書の検索や管理が簡単になる
稟議書を電子データとしてシステム上に保存することで、過去の案件を簡単に検索・参照できるようになります。
キーワードや申請者名、期間などで検索すれば、必要な稟議書をすぐに見つけ出すことが可能です。
これにより、類似案件を参考にして新たな稟議書を効率的に作成できるほか、ナレッジの共有や監査対応の際にも迅速な情報提供が実現します。
稟議書の書き方に関するよくある質問
ここでは、稟議書の書き方に関して、特によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
稟議書はどのような目的で作成する書類ですか？
稟議書は、会議を開かずに効率よく承認を得る目的で作成する書類です。
個人の権限では決定できない購入や契約などについて、関係部署や役職者の承認を得て、組織としての公式な意思決定を行うために使用します。
これにより、決定プロセスが記録として残ります。
稟議書の提出に最適なタイミングはありますか？
決裁を希望する日から逆算し、承認ルートにかかる時間を考慮して余裕をもって提出するのが最適です。
一般的には、少なくとも1〜2週間程度の余裕を見込むのが望ましいです。
急を要する場合は、提出前に承認ルートの主要な人物へ口頭で一報入れておくとスムーズに進みます。
稟議が差し戻し・却下された場合の対処法を教えてください
まずは差し戻しや却下の理由を正確に把握することが重要です。
承認者からのコメントや指摘事項を真摯に受け止め、内容を修正します。
データの不足や説明不足が原因であれば、客観的な根拠を追加して再提出しましょう。
不明点は指摘者に直接確認し、改善策を相談するのが有効です。
まとめ
本記事では、稟議書の基本的な知識から、承認を得るための具体的な書き方、さらには業務を効率化するための運用方法までを解説しました。
稟議書は、必須項目を押さえた上で、結論ファーストで客観的な根拠を示すことが重要です。
また、ワークフローシステムなどを活用することで、作成から承認までのプロセスを大幅に効率化できます。
ここで紹介した例文やコツを参考に、円滑な意思決定を実現してください。
