電子承認システムとは、稟議書や各種申請書など、社内の承認プロセスを電子化する仕組みのことです。
本記事では、電子承認システムの基本的な機能から、ワークフローシステムとの違い、導入のメリット・デメリットまでを分かりやすく解説します。
自社に最適なシステムを選ぶための比較ポイントや、おすすめのツールも紹介するため、導入を検討する際の参考にしてください。
そもそも電子承認システムとは？
電子承認システムとは、紙媒体で行われていた申請・承認・決裁といった一連の業務プロセスを、デジタル上で完結させるためのツールです。
これまでハンコやサインのために行っていた書類の回覧が不要になり、業務の大幅な効率化を実現します。
場所や時間にとらわれずに業務を進められるため、多様な働き方への対応も可能にするシステムとして注目されています。
稟議書や申請書を電子化して業務を効率化する仕組み
電子承認システムは、稟議書、経費精算、休暇申請など、社内で使用されるあらゆる申請書を電子化し、あらかじめ設定した承認ルートに沿って自動で回付します。
申請者はシステム上で書類を作成・提出し、承認者は通知を受けて内容を確認後、クリック一つで承認や差し戻しができます。
進捗状況はリアルタイムで可視化されるため、書類がどこで滞っているかが一目瞭然となり、プロセス全体の停滞を防ぎます。
ワークフローシステムや電子決裁との違いを解説
電子承認システムとワークフローシステムは、ほぼ同義で使われることが多いですが、厳密には対象範囲が異なります。
ワークフローシステムが業務全体の流れを電子化する広範な概念であるのに対し、電子承認システムは特に「申請と承認」のプロセスに特化した機能を指します。
一方、電子決裁は承認フローにおける最終的な意思決定（決裁）を電子的に行う行為そのものを指す言葉であり、電子承認システムが持つ機能の一つです。
電子署名で実現する法的有効性とセキュリティ
電子承認システムで作成された文書の法的有効性は、電子署名によって担保されます。
電子署名法に基づき、本人による電子署名が付与された電子文書（PDFなど）は、手書きの署名や押印と同等の法的効力が認められます。
これにタイムスタンプを組み合わせることで、「誰が」「いつ」「何に合意したか」を客観的に証明し、文書の非改ざん性を保証します。
これにより、セキュリティを確保しながら安心して電子文書を運用できます。
電子承認システムの導入で得られる5つのメリット
電子承認システムを導入することで、業務効率化やコスト削減をはじめとする多くのメリットが期待できます。
特にクラウド型のシステムを導入すれば、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、事業の柔軟性と継続性を高めることが可能です。
ここでは、導入によって得られる具体的な5つのメリットについて解説します。
承認業務のスピードアップで意思決定を迅速化
申請書を紙で回覧する場合、承認者の不在や物理的な移動によって時間がかかり、業務が停滞する原因となります。
電子承認システムを導入すれば、申請が提出されると承認者に即座に通知が届き、システム上で迅速に処理を進められます。
承認状況はリアルタイムで確認できるため、ボトルネックの特定も容易です。
これにより、社内における各種申請の承認時間が大幅に短縮され、スピーディーな意思決定が可能になります。
ペーパーレス化による印刷・保管コストの削減
紙の書類を扱う業務では、用紙代、インク代、プリンターのリース・維持費といった印刷コストが発生します。
また、承認済みの書類を保管するためのキャビネットや倉庫スペース、さらにはそれらを管理するための人件費も必要です。
電子承認システムの導入により、社内の申請業務がペーパーレス化され、これらの直接的・間接的なコストを大幅に削減できます。
書類を探す時間もなくなり、生産性の向上にも貢献します。
テレワークや出張先でも申請・承認業務が可能に
従来の紙ベースの承認業務では、承認者がオフィスに不在の場合、業務が完全に止まってしまいました。
クラウド型の電子承認システムを導入すれば、パソコンやスマートフォン、タブレットからインターネット経由でアクセスし、いつでもどこでも申請や承認が可能です。
テレワークや出張といった多様な働き方に柔軟に対応でき、押印のためだけに出社する必要がなくなります。
従来の業務形態と比較して、事業継続性の観点からも大きな利点があります。
承認ルートの可視化による内部統制の強化
電子承認システムでは、「誰が」「いつ」「どの申請を」承認したかという履歴（ログ）がすべて自動で記録されます。
これにより、承認プロセス全体が可視化され、透明性が格段に向上します。
不正な申請や承認の防止につながるほか、内部監査や外部監査の際にも、必要な記録を迅速に提出できます。
ルールに基づいた厳格な業務遂行を徹底できるため、内部統制およびコーポレートガバナンスの強化に直結します。
一部のシステムは英語表示にも対応しています。
書類の紛失や改ざんリスクを低減できる安全性
紙の書類は、保管中に誤って紛失したり、悪意のある第三者によって盗難・改ざんされたりするリスクが常に伴います。
電子承認システムでは、データはセキュアなサーバー上で一元管理され、アクセス権限を設定することで、権限のない従業員による閲覧や操作を防ぎます。
電子署名とタイムスタンプによってデータの完全性も担保されるため、物理的な書類管理に比べて安全性が大幅に向上します。
多くのサービスで無料トライアルが提供されており、事前に安全性を確認できます。
導入前に確認すべき電子承認システムのデメリット
電子承認システムの導入は多くのメリットをもたらす一方で、いくつかのデメリットや注意点も存在します。
導入コストの発生や、一部業務の非対応、社内ルールの整備など、事前に把握しておくべき課題があります。
これらの点を理解し、対策を講じることで、導入の失敗を避け、効果を最大化することが可能です。
システム導入と運用に初期費用や月額費用が発生する
電子承認システムの導入には、コストがかかります。
クラウド型サービスの場合は、初期費用に加え、利用するユーザー数に応じた月額費用が発生するのが一般的です。
オンプレミス型の場合は、サーバーの購入やシステム構築のための初期投資が大きくなる傾向があります。
これらの費用が、システムの導入によって得られるコスト削減効果や業務効率化の効果を上回るかどうか、事前に費用対効果を慎重に試算する必要があります。
一部の法定文書は電子化の対象外となる場合がある
法律によって、書面での作成や交付が義務付けられている文書が一部存在します。
例えば、事業用定期借地契約に関する書面などがこれに該当します。
自社で扱う契約書や申請書の中に、法律上電子化が認められていないものが含まれていないか、事前に確認することが重要です。
ただし、法改正によって電子化が可能な範囲は年々拡大しており、最新の情報をチェックすることも求められます。
取引先によっては紙媒体での対応が引き続き必要になる
自社が電子承認システムを導入し、請求書や発注書などを電子化しても、取引先が紙媒体でのやり取りを希望する場合があります。
その場合、取引先に対応を強制することは難しく、個別の要望に応じて紙での出力や郵送といった業務が残る可能性があります。
社内のペーパーレス化は推進できても、社外との取引を含めた完全なペーパーレス化を実現するには、関係各所との調整が必要になる点を念頭に置くべきです。
スムーズな運用のために社内ルールの見直しが求められる
新しいシステムを導入する際には、それに合わせた業務フローの再構築や、運用ルールの策定が不可欠です。
例えば、承認権限の範囲や代理承認のルール、システムトラブル発生時の対応手順などを明確に定める必要があります。
また、全従業員がシステムをスムーズに利用できるよう、研修会や説明会を実施し、導入の目的とメリットを共有することも重要です。
十分な準備を怠ると、システムが形骸化してしまう可能性があります。
【失敗しない】自社に最適な電子承認システムの選び方5つのポイント
電子承認システムの種類は多岐にわたり、それぞれ機能や料金体系が異なります。
導入で失敗しないためには、自社の規模や業務内容、既存の環境などを踏まえ、最適なシステムを慎重に選定することが重要です。
ここでは、システム選定時に特に注目すべき5つのポイントを解説します。
ポイント1. 企業の規模や従業員数に適した料金プランか
電子承認システムの料金体系は、主に利用するユーザー数に応じた月額課金制が採用されています。
そのため、自社の従業員数やシステムを利用する対象者の範囲を明確にし、予算内で運用できるかを確認することが最初のステップです。
将来的な従業員の増減も考慮し、プランの変更やユーザー数の増減に柔軟に対応できるサービスを選ぶと良いでしょう。
中小企業向けの手頃なプランから、大企業向けのカスタマイズ可能なプランまで幅広く存在します。
ポイント2. 現在使用している申請書のフォーマットを再現できるか
長年使い慣れた申請書のフォーマットを大幅に変更すると、現場の従業員に混乱が生じ、導入への抵抗感が生まれる可能性があります。
現在使用しているExcelやPDFの申請書をそのままシステムに取り込んで利用できるか、あるいはドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で簡単にフォームを再現できる機能があるかを確認しましょう。
これにより、導入後の移行がスムーズに進み、定着化しやすくなります。
ポイント3. 会計ソフトなど既存システムとスムーズに連携できるか
電子承認システムを単体で利用するだけでなく、すでに社内で運用している他のシステムと連携させることで、業務効率は飛躍的に向上します。
例えば、経費精算の申請が承認された後、そのデータが自動で会計ソフトに連携されれば、経理担当者の入力作業が不要になります。
人事労務システムやERP、ビジネスチャットツールなど、自社で利用中のシステムとAPI連携が可能か、事前に確認することが重要です。
ポイント4. スマートフォンやタブレットでも直感的に操作できるか
承認者となる役職者は、外出や出張が多く、オフィスでPCを開く時間が限られているケースも少なくありません。
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応しており、どこからでも手軽に申請・承認作業ができるかは重要な選定ポイントです。
また、ITツールに不慣れな従業員でも迷わずに使えるよう、シンプルで直感的な操作画面（UI）であるかどうかも、デモや無料トライアルを通じて確認しましょう。
ポイント5. 複雑な承認ルートや条件分岐に柔軟に対応可能か
日本企業の承認プロセスは、申請内容や金額によって承認者が変わる「条件分岐」や、複数の部署を経由する「合議」、担当者不在時の「代理承認」など、複雑なケースが多々あります。
自社の承認ルールを洗い出し、それらをシステム上で柔軟に設定できるかを確認する必要があります。
組織改編や人事異動に伴う承認ルートの変更も頻繁に発生するため、管理者が容易に設定変更できるかどうかも重要なポイントです。
【2024年最新】おすすめの電子承認システムをタイプ別に徹底比較
電子承認システムには、特定の機能に特化したシンプルなものから、バックオフィス業務全般をカバーする多機能なものまで、さまざまな種類が存在します。
ここでは、企業の規模や目的、既存の業務フローに合わせて最適なシステムを選べるよう、「中小企業向け」「大企業向け」「Excel活用」「多機能型」の4つのタイプに分類し、それぞれのおすすめシステムを紹介します。
【中小企業向け】コストを抑えて手軽に導入できるシステム3選
中小企業では、導入コストを抑えつつ、すぐに使える手軽さが重視されます。
「ジョブカンワークフロー」は、1ユーザー月額300円から利用でき、直感的な操作性が魅力です。
「マネーフォワードクラウド」は、ワークフロー機能に加え、経費精算や勤怠管理などと連携し、バックオフィス業務全体を効率化します。
「ジンジャーワークフロー」もシンプルな料金体系と使いやすさで、初めて電子承認システムを導入する企業におすすめです。
【大企業向け】複雑な組織体制にも対応できる高機能システム3選
大企業では、複雑な承認フローへの対応や、大規模な組織構造、高度なセキュリティ要件が求められます。
「コラボフロー」は、日本の稟議文化にフィットする柔軟な承認ルート設定が可能です。
「AgileWorks」は、大規模な組織改編や人事異動にも迅速に対応できる点が強みで、多くの大企業で導入実績があります。
「Create!Webフロー」は、豊富な連携機能とカスタマイズ性の高さで、独自の要件が多い企業に適しています。
【Excel活用】既存のExcel帳票をそのまま使えるシステム2選
現場の従業員にとって、使い慣れたExcelの申請書フォーマットが変わらないことは、システム導入のハードルを大きく下げます。
「コラボフロー」は、Excelで作成した帳票をそのままWebフォームに変換できる機能が特徴で、スムーズな移行を実現します。
「楽々ワークフローII」も同様に、既存のExcelファイルを申請フォームとして活用でき、入力項目や計算式をそのまま再現できるため、現場の負担を最小限に抑えながら電子化を進められます。
【多機能型】勤怠管理などバックオフィス業務も効率化できるシステム2選
申請・承認業務だけでなく、バックオフィス全体の効率化を目指す企業には、多機能型のシステムが適しています。
「ジョブカン」シリーズは、ワークフローのほかに勤怠管理、経費精算、給与計算などのサービスをラインナップしており、必要な機能を組み合わせて利用できます。
「マネーフォワードクラウド」も、ワークフロー、会計、請求書、給与など、バックオフィスに関する幅広いサービスを統合プラットフォームとして提供しており、データ連携による業務の自動化を強力に推進します。
電子承認システムの導入を成功させる4ステップ
電子承認システムを導入し、その効果を最大限に引き出すためには、計画的なアプローチが不可欠です。
単にシステムを導入するだけでは、現場に定着せず形骸化してしまう恐れがあります。
ここでは、現状の課題分析からシステム選定、社内への展開まで、導入を成功に導くための具体的な4つのステップを解説します。
ステップ1. 現状の承認業務の課題と対象範囲を明確化する
最初のステップは、現状の承認業務における課題を洗い出すことです。
「承認に時間がかかり意思決定が遅れる」「書類の保管スペースが足りない」「リモートワークの障壁になっている」など、具体的な問題点をリストアップします。
次に、すべての申請業務を一度に電子化するのではなく、まずは導入効果が出やすい特定の部署や申請書（例：経費精算、稟議書）に対象範囲を絞り込み、スモールスタートを切ることが成功の鍵です。
ステップ2. 導入目的を達成するためのシステム要件を定義する
ステップ1で明確化した課題を解決するために、新しいシステムにどのような機能が必要かを具体的に定義します。
これを「要件定義」と呼びます。
例えば、「スマートフォンからでも承認できるようにしたい」「会計ソフトとデータを自動連携させたい」「複雑な条件分岐ができる承認ルートを設定したい」など、必須の機能と、あると望ましい機能を整理します。
この要件定義が、後のシステム選定における客観的な評価基準となります。
ステップ3. 無料トライアルを活用して実際の操作性を試す
要件定義をもとに候補となるシステムをいくつか絞り込んだら、必ず無料トライアルやデモを利用して、実際の操作性を確認しましょう。
特に、申請を行う従業員と、承認を行う管理職、双方の視点から使いやすさを評価することが重要です。
マニュアルを見なくても直感的に操作できるか、レスポンス速度は快適か、といった点を複数人でチェックすることで、自社に最もフィットするシステムを見極めることができます。
ステップ4. 社内への導入説明会と運用ルールを策定する
導入するシステムが決定したら、全社的に展開するための準備を進めます。
従業員向けに、システムの導入目的、具体的な使い方、メリットなどを説明する会を設けます。
同時に、申請・承認の期限、代理承認の申請方法、トラブル発生時の問い合わせ先といった詳細な運用ルールを策定し、マニュアルとして整備します。
丁寧な周知とサポート体制の構築が、スムーズな導入と定着に不可欠です。
電子承認システムに関するよくある質問
ここでは、電子承認システムの導入を検討する際に、多くの担当者から寄せられる代表的な質問とその回答を紹介します。
費用相場や中小企業における導入メリット、法改正への対応など、疑問となりやすいポイントを事前に解消しておきましょう。
Q. 電子承認システムの費用相場はどれくらいですか？
クラウド型の場合、初期費用は無料から数万円、月額費用は1ユーザーあたり300円〜1,000円程度が相場です。
企業の規模や必要な機能によって価格は変動するため、複数のサービスで見積もりを取得し、自社の予算や要件と照らし合わせて比較検討することが重要です。
Q. 中小企業でも導入するメリットはありますか？
はい、大きなメリットがあります。
中小企業は限られた人員で業務を効率化する必要があるため、承認の迅速化やペーパーレス化によるコスト削減効果は大きいです。
場所を選ばない業務スタイルは人材確保にもつながります。
安価で手軽に始められるクラウドサービスも多数あります。
Q. 電子帳簿保存法に対応していますか？
多くの電子承認システムは、電子帳簿保存法の要件に対応する機能を備えています。
特に、タイムスタンプの付与や、日付・金額・取引先などで検索できる機能は、法律で求められる「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たすために重要です。
導入時には対応状況を必ず確認してください。
まとめ
電子承認システムは、稟議書や申請書の承認プロセスを電子化し、業務の迅速化、コスト削減、内部統制の強化を実現するツールです。
テレワークをはじめとする多様な働き方を推進する上でも、その重要性はますます高まっています。
導入を成功させるためには、自社の課題を明確にし、規模や業務フローに適したシステムを選定することが不可欠です。
無料トライアルなどを活用しながら、複数のシステムを比較検討し、自社に最適な一歩を踏み出してください。
