インサイドセールスの業務効率化に必須な5つのポイントとは？

この記事ではインサイドセールスの業務効率化についてお話しします。インサイドセールスには新規のリードが日々流入すると同時に、過去のリードがどんどん溜まっていきます。

そのため、インサイドセールスにはタスク管理が重要になってきます。

朝出社して自分の席についてほっと一息。「さあ、今日は何からやろうかなあ。どこから電話をかけようかなあ。」

これでは、1日の限られた時間をフル活用できません。

1.インサイドセールスとは

インサイドセールスとは電話・メール・Web会議ツールなどを使って行う営業方法です。インサイドセールスは、顧客開拓から見込み客の育成（リードナーチャリング）、さらに契約締結（クロージング）までといった、営業が担うすべての段階を非訪問でおこないます。

インサイドセールスによって商談までの業務が効率化されます。具体的にはリードタイムと工数の削減・移動時間を短縮する・商談資料の作りこみ時間の増加・残業時間の削減・商談の当日キャンセル防止という5つのメリットが得られます。

2.インサイドセールスの業務効率化するポイント

インサイドセールスを効率よく行うためには、事前に段取りを作っておくことが重要です。

具体的には、前日までに次のことをやっておくことが必要になります。

・翌日のコールリストの条件別整備

・メールの配信時間の設定

・コール前に対象リードの情報を頭に入れる

・会話出来た場合の最大時間を決める

・シナリオを作成する

・実行支援ツールを使う

この6つの方法について詳しく説明していきます。

2-1.翌日のコールリストの条件別整備

これを行う目的は翌日の仕事を素早く始めるためです。前日までにコール対象リストが整備されていると、翌日に仕事を始める時にスムーズに始めることができます。翌日のコールリストの条件別整備とは、リードをステージやランクなどの条件別に整理することを示しています。例えば、リードをホットリードとコールドリードに分けて管理するとします。これを行うことでリードを管理しやすくなるだけでなく、ホットリードに優先的にセールスをかけていくことができます。

このように、コールリストの条件別整備には素早く、優先順位をつけて業務を行うことができるというメリットがあります。

2-2.メールの配信時間の設定

メールの配信時間を設定する目的は手間をかけずにアプローチできるためです。たとえば、メールの配信時間を11時に設定すると11時に一斉にリードにメールが配信されます。これを行うことで、何の負担もなく、顧客へのアプローチができます。

このように、メールの配信時間の設定にはセールスを行う人が負担なく、顧客へのアプローチができるというメリットがあります。

2-3コール前に対象リードの情報を頭に入れる

コール前に対象リードの情報を頭に入れておく目的は話す内容を整理するためです。たとえば、対象リードがホットリードであるという情報を頭に入れておくと、会社のプロダクトと対象リードの課題を解決するソリューションについて話せばよいというように話の内容をまとめることができます。またMAからリードの興味・関心を把握しておくことで、より効果的な会話をすることができます。

ただし、1日に60件〜80件のアプローチをするという状況で、各リードの情報を頭の中に全て入れておくには無理があります。

そのため、ランク度で把握する情報量を分け、流入経路や直近で閲覧されたコンテンツなど最低限把握しておく項目を決めておくといった情報の整理ルールも作っておきましょう。

このように、コール前に対象リードの情報を頭に入れることで話す内容が整理され、顧客に効果的な会話ができるというメリットがあります。

2-4会話出来た場合の最大時間を決める

会話できた場合の最大時間を決める目的は獲得できるリードを増やすためです。インサイドセールスが1日にコールできる数は限られています。その中で一つのリードに時間をかけ過ぎてしまうと、コールできる数が減ってしまいます。

結果、獲得できるリードが減ってしまいます。

確かに、電話をかけても、本人につながらなかったり断られてしまって話ができないという確率の方がとても高いものです。

特に、今はテレワークが推進されていることで、そもそもリードが会社に出社されておらずリードとの通話率が以前よりも下がる傾向があります。

その中でようやく繋がり、しかも、インサイドセールスからの質問に色々話してくれるリードならついつい嬉しくなって長々と会話してしまいます。

しかし、長々話してくれている相手は、決裁権限が全くないのに情報収集が得意な方で本当に情報だけ欲しい場合や、ただの話好きというケースは意外に多いので、商談のクオリフィケーションに必要な項目を頭に入れて、タイムマネジメントされた会話を行うことが重要です。

このように、会話できた場合の最大時間を決めることで無駄な会話をしなくなり、獲得できるリードが増えるというメリットがあります。

2-5シナリオを作成する

シナリオを作成する目的は受注を検討する顧客を安定的に創出しやすくするためです。

例えば「こう聞かれたら、こう答える」「こういう時はこう対応すれば良い」などマニュアルのようなシナリオを作成すれば、対応の仕方がわかっているので、効率的にインサイドセールスを運用できます。

このように、シナリオを作成することで顧客への対応がマニュアル化でき、顧客の安定的な創出を見込めるというメリットがあります。

2-6実行支援ツールを使う

実行支援ツールを使う目的はインサイドセールスを効率化するためです。

実行支援ツールにはMAとSFAがあります。

2-6-1.MA

MAとは顧客1人1人の属性 / 行動に合わせた体験を創造し、顧客との長期的な関係を構築することができるプラットフォームです。業務の視点でいうと、見込み顧客の育成から、選別・セールスへ送客といったマーケティングの流れを顧客のデータに基づいて効率化・自動化します。

これによって、インサイドセールスの業務を効率的に行えるというメリットを得られます。

2-6-2.SFA

SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で、日本では「営業支援システム」などと解釈されています。具体的には、企業の営業部門における情報及び業務プロセスを自動化することで、営業活動が管理する情報全般をデータ化して、蓄積・分析することができるシステムを指します。

これによって、営業部門の業務プロセスが自動化されるので営業担当者がコア業務に集中できるようになり、売上を拡大することができるというメリットがあります。

3.まとめ

これら5つがより多くの案件の数をこなすための鍵になってきます。

インサイドセールスに限らず、日々の業務の中でルーチン業務の占める時間が多い職種は、今日やることに対する前日の準備状態が、当日の成果、そして自身の年度成果に直結しやすいため、効率を考えながら業務を行うことが必要です。

H&KではMA・SFAの導入支援を行っていますので、導入をお考えの際は、お気軽にご相談ください。